Есть у Яндекс.Практикума блог под названием
"Кинжал" — о том, что нынче модно называть soft skills. О том, как выживать на работе и не ловить каждую минуту слетающую кукуху, а еще — как делать это эффективно и в конечном итоге получать от этого удовольствие.
Крайне интересные мысли там попадаются. Из разряда "блин, это же элементарно, но какого хрена я столько времени мучался???".
Вот сейчас - тащу две статьи про планы и планирование.
Всё всегда идёт не по плануКинжал, привет! Рада жить в мире, где есть твои утешающие советы. Моя драматургия такая: каждый день всё идёт не по плану.
Ежедневно я планирую свою работу. Записываю, что с 12 до 12:30 разгребаю почту, с 13:00 до 14:00 пишу текст и так далее. Делаю так на протяжении долгого времени, и ни разу, НИ РАЗУ НИЧЕГО НЕ ШЛО ПО РАСПИСАНИЮ!!! Всё время происходит какая-то гэбня, то срочный колл, то задача оказалась сложнее задуманного, то выясняется, что фактуры текста недостаточно и надо потратить ещё два часа на её добычу.
Кажется, что ответ лежит на поверхности, и мне надо сесть и потратить больше времени на планирование каждой конкретной задачи. Но вдруг я что-то упускаю? Тону в хаосе, спасите.Так, так, так, выдыхаем. Вдох-выдох. Вдох-выдох.
Вы относитесь к плану не с той стороны. Вы думаете, что это расписание вашей жизни. А это должно быть как дорожные знаки, которые подсказывают вам, как правильно ехать.
Пример про аэропорт
Представьте, что вам надо в аэропорт, у вас самолёт в 17:00. Как вы будете планировать свой день? Примерно так:
- Если самолёт в пять, то нужно быть в аэропорту где-то в 16:00.
- Чтобы быть там в 16:00, из дома нужно выехать в 14:00.
- Чтобы выехать из дома в 14:00, в 13:00 уже должны быть собраны вещи.
- Чтобы вещи были собраны к 13:00, нужно, чтобы в 12:00 уже были открыты чемоданы, а у меня на кровати была гора вещей.
Наступил день вылета. Вы смотрите на часы: сейчас 11:00. Вы завтракаете. Это значит, что у вас ещё час на то, чтобы поесть, помыть посуду, открыть чемоданы и вывалить вещи. Можно не дёргаться.
Вам позвонили по работе, и вы отвлеклись на решение вопроса. Вы за компьютером. Вдруг ваш взгляд падает на часы: сейчас 12:30. Вы понимаете: «Ёлки, через полчаса у меня должны быть собраны вещи». Вы срочно доделываете работу и бежите собираться.
Понаблюдайте за тем, что выделено жирным: да, у вас всё пошло не по плану. Но план был не для того, чтобы всё по нему пошло. Он был нужен, чтобы вы вовремя изменили своё поведение — в нашем случае вы «нажали на газ».
Окей, вы быстро собрались и рванули в аэропорт. Трафик был хороший, и вы приехали сильно заранее — не в 16:00, а в 15:30. По плану у вас есть свободные полчаса. Вы можете немного расслабиться, выпить кофе, доотвечать на письма. Благодаря плану вы знаете, что можно немного «затормозить».
Короче, план вам нужен, чтобы регулировать поведение, а не чтобы служить расписанием вашей жизни.
Пример про рабочий день
Давайте перенесём это на рабочий день. Вы знаете, что сегодня вам нужно сделать некий отчёт, он займёт 4 часа концентрированных усилий. Строим план:
- Вы обязаны сдать этот отчёт до 18:00. На отчёт нужно 4 часа.
- Значит, в 14:00 вы должны уже сидеть за отчётом, а лучше пораньше. Например, в 13:00.
- Обед у вас с 12:00 до 13:00. Это значит, что все остальные дела на день вы должны сделать до обеда.
И вот ваш рабочий день. Вы проспали и начали работу не в 09:00, как хотели, а в 10:00. Значит, вам нужно торопиться, чтобы к 12:00 успеть доделать всю мелочь.
В 11:30 шальной коллега приходит к вам с дурной задачей. Но вы помните, что вам осталось полчаса, чтобы доотвечать на всякую ерунду. Шальная задача коллеги вам собьёт планы. Вы нежно говорите: «Виссарион, родной, зайди завтра, сегодня уже всё распланировано». Это решение, которое вы приняли благодаря плану.
В 12:00 пора уходить на обед, но вам ещё нужно ответить на 5 писем. Это на полчаса. Вы должны принять решение: отложить эти письма, отложить обед или залезть в резервное время своего главного дела. Вы осознанно делаете этот выбор.
После обеда прибегает начальник и говорит, что появилось срочное дело на час. Вы помните, что у вас по плану после обеда большой отчёт. И по опыту дело на час — это дело часа на полтора минимум. Теперь вы должны вместе с начальником решить: перенести отчёт, перенести срочное дело, разделить его среди коллег или сделать что-то ещё. Вы можете выйти на этот разговор, потому что у вас есть на сегодня план.
Получается, что план вам подсказывал, как действовать и какие принимать решения. То, что всё пошло не по плану, — это не страшно.
Великая мудрость
А теперь мудрость: у вас ощущение хаоса, потому что вы планируете то, что планировать не нужно (а то, что нужно, наверняка не планируете).
Например, вы планируете, что будете писать текст с 13:00 до 14:00. А почему именно в это время? Что произойдёт в 14:00? Почему бы не написать текст с 22:00 до 24:00?
Если у вас нет чёткого ответа, то ваш план ни к чему не привязан. Вы просто случайно решили распределить свои задачи вот так. Но жизнь всегда подбрасывает что-то новое в ваше расписание, и так как отметка 14:00 выбрана случайно, вы без сожаления её двигаете. И чувствуете, что подводите сами себя, хотя сами на себя наложили какие-то случайные ограничения.
Планировать нужно строго вокруг реальных дедлайнов. Когда нужно передать текст заказчику? Сколько времени нужно на него с запасом? Когда самое позднее время старта работы? Вот вокруг этого планируйте. А загонять жизнь в случайные рамки не надо, это вас будет только огорчать.
(С) КинжалЗачем вам планЭто короткий текст о том, как правильно относиться к планированию задач в проекте. Опытные менеджеры это знают, а новичкам — в самый раз.
Представьте, что у нас есть некая линия времени от сейчас до дедлайна. По длине может быть что угодно: от 20 минут до 20 лет.
И у нас есть некое дело, которое, по нашим представлениям, должно уложиться ровно в этот отрезок времени. Вот это дело:
Из всех книг про менеджмент мы знаем, что большое дело нужно разделить на несколько маленьких, чтобы оно было более контролируемым и понятным, и сосредоточиться на текущем. Логично, давайте так и сделаем:
Теперь смотрите: жизнь всегда не такая, как наше представление о ней. Наше дело в любом случае пойдёт не идеально так, как мы планировали. Например, оно затянется. Мы ожидали, что сделаем его в одно время, а по факту сделали позднее:
И вот здесь у части людей случается затык. Человек видит, что план расходится с реальностью. Человек решает, что это плохо и, например, он в этом виноват. Его охватывает липкое чувство стыда, отвращения, ужаса или чего-то такого. И он может решить, что план на самом деле не нужен — надо просто собраться и фигачить.
Результат понятен: если просто фигачить, скорее всего, дело сделается намного позднее, чем должно было. Потому что если первая часть пошла не по плану, то вторая и третья тоже пойдут как-то не так, в общем — хаос. И человеку неприятно в этом хаосе, поэтому он решает убрать те рамки, которые про этот хаос напоминают. Он избавляется от плана:
И вот главная мысль этого текста:
План — это не то, что должно случиться.
И даже не то, к чему вы должны стремиться.
План — это ваш союзник для принятия новых решений.
Отложите на секунду самоосуждение, досаду и фразы вроде «Вот я тупица, неправильно запланировал». Всё вы правильно запланировали, расслабьтесь. Задача вашего плана — не чтобы всё пошло по нему, а чтобы вы могли вовремя принять новые решения.
Давайте вернёмся к нашей схеме. Уже при приближении к первому внутреннему дедлайну мы понимаем, что что-то не так:
И уже сейчас, пока ещё ничего плохого не произошло, мы можем принять решение: поменять план, поменять работу, позвать на помощь или что-то ещё. Какое именно решение — сейчас не принципиально: у каждого из них есть свои последствия, а вам виднее. Просто сам факт: вы принимаете новое решение:
Если у задачи есть заказчик, то план — это повод общаться и договариваться. Например, на следующем этапе мы снова поняли, что план не выполняется. Можно обсудить это с заказчиком и предложить что-то. И мы выясним, например, что третью часть проекта можно не делать вообще или вынести куда-то отдельно, обсудим потом:
Здесь может появиться возражение: «Как мы пойдём к заказчику с информацией, что мы не успеваем с планом? Он же нас раскритикует за такое!» Может быть и так. Но вот в чём нюанс: вы же приходите не просто «Я не ушпель». Вы приходите так: «Наш план не оправдался, вот что можно сделать». Вы приходите не оправдываться, а предлагать варианты. И если заказчик реально заинтересован в результате (а не просто в эксплуатации вашего труда), то он вместе с вами придумает, как сделать лучше.
Итого:
- План — это штука, которая говорит нам, всё ли у нас в порядке в проекте.
- Мы принимаем, что план — это не реальность, это просто некая конструкция, чтобы сверяться с реальностью.
- План почти всегда не совпадает с реальностью, поэтому его можно и нужно переосмысливать в процессе работы.
- Задача плана — не вгонять нас в стресс, а помогать нам принимать полезные для дела решения. Как компас или спидометр. Вы не расстраиваетесь, когда компас поворачивается неожиданным для вас образом — вы просто выбираете правильное направление и идёте туда.
- Если мы не выполняем план, это может быть проблемой нереалистичного плана. Но нам всё равно нужно принять решение: либо скорректировать ожидания, либо позвать на помощь, либо изменить срок, либо ещё что-нибудь. Когда план есть, мы можем это сделать.
Пример из жизни. Представьте, что вы сели в такси. Вы едете на деловую встречу и заложили на дорогу полчаса. Изначально по навигатору ехать 20 минут, но через 5 минут вы попадаете в пробку. Навигатор показывает, что ехать ещё час. Что вы будете делать?
Возможно, вы позвоните и перенесёте встречу. Возможно, выйдете из такси и поедете на метро. Можно даже вообще отменить встречу. В любом случае вы примете какое-то решение, потому что ситуация изменилась. Как вы это узнали? У вас был план, дедлайн и навигатор, который помогал вам свериться с реальностью. Если бы вы не знали, во сколько у вас встреча, вам бы не помог навигатор. Если бы вы решили закрыть глаза на ситуацию, вы бы по-прежнему стояли в пробке, опаздывая на встречу.
Вот в проектах то же самое. План нужен не чтобы у босса согласовать и не чтобы в договор вписать. План нужен не для подавления и стыда. План — это ваш способ понять, как дела в проекте. Нет плана — нет понимания. Нет понимания — будет много неожиданностей.
Можно ещё так посмотреть:
План помогает посмотреть в лицо реальности, а не закрыть на неё глаза.
А кто видит реальность, тот может ей управлять.
Ну, а план можно нарушать, если что.
А теперь ложитесь спать.
(С) Кинжал
